Comment bien préparer un séminaire professionnel

Un séminaire est bénéfique pour une entreprise pour faire connaître ses objectifs, sa vision ou pour redynamiser son équipe. Cependant, son organisation est délicate et demande de la rigueur. Pour le réussir, voici les étapes pour bien l’organiser.

Les bases de la préparation d’un séminaire

Avant toute chose, vous devez définir les objectifs de votre séminaire. Ils vous permettront de déterminer les actions à mener et les décisions à prendre. Leur définition devra aussi être basée sur la raison qui vous pousse à tenir le séminaire et les résultats attendus. Cela vous permettra également de choisir le bon thème.

Ceci étant, déterminez la date pour la tenue de l’événement et la durée du séminaire. Idéalement, vous devez la choisir en semaine et à une période où les principales cibles sont disponibles. Une fois la date fixée, déterminez le nombre de participants.

En fonction des objectifs, du thème, de la durée du séminaire ainsi que du nombre d’invités, vous pourrez établir un budget pour la réalisation. Dans ce budget, il faudra inclure la location du lieu de l’événement, les prestations du traiteur, de l’animateur, des intervenants, de l’hébergement, etc.

Il faudra aussi voir si vous avez besoin d’équipements supplémentaires que la salle n’a pas et prévoir le transport des participants. Le choix du lieu de l’événement doit être en concordance avec vos objectifs et votre thème.

Séminaire : Les détails sur l’événement

Dans les détails, il sera nécessaire de lister tous les équipements et les infrastructures dont vous aurez besoin pour réaliser les activités durant le séminaire. Si l’événement se déroule en 2 journées, prévoyez l’hébergement des participants et les activités en soirée tout comme le dîner. Il est possible de prévoir une animation spéciale dans ce cas, ou même un spectacle.

Vous devez aussi établir le contrat avec les différents prestataires en ne laissant rien au hasard. Selon votre liste de besoins, il est possible de contracter avec un ou des animateurs, un conférencier, un loueur de sonorisation / de lumière ou encore un vidéaste. Vous pourrez aussi avoir besoin de coachs en tout genre pour une activité de team building.

Pensez également à envoyer les invitations bien à l’avance. N’oubliez pas de faire la relance et de recenser les retours quelques semaines avant le jour J. Cela vous permettra de définir précisément le nombre d’invités qui vont venir à votre séminaire.

Les préparatifs finaux

Avant toute chose, évaluez ce qui a été fait et ce qui ne l’est pas encore pour s’assurer que tout est OK pour le jour J. Pensez à solder vos prestataires et confirmer les différentes réservations lancées.

N’hésitez pas à prendre contact avec les prestataires pour savoir s’ils sont prêts et même à vous rendre sur les lieux pour voir l’aspect de l’endroit avant l’événement. Durant l’événement, vous devez mettre une personne sur le contrôle du déroulement pour que tout soit parfait. N’oubliez pas de faire une petite évaluation sur la satisfaction des participants avant de clôturer l’événement.

Si vous n’avez pas le personnel et le temps adéquat pour réaliser tous ces préparatifs, n’hésitez pas à faire appel à une agence événementielle. Elle s’occupera de la concrétisation de votre projet en la planifiant et en l’organisant selon vos attentes et l’objectif que vous vous êtes fixé.